Есть прекрасные, проверенные и заслуженные CRM для малого бизнеса
https://www.bitrix24.ua/ru/articles/crm_small_business.php которые привнесут в ваш бизнес ту самую эффективность.
Я лично использую именно это решение.
Контроль наряд-заказов, рабочего времени сотрудников и задач для исполнителей в одной коробке, маркетинг с информацией о клиентах - всегда под рукой. Возможностей море, система гибкая и настраиваемая.
Попробуйте и вы почувствуете разницу между "До" и "После"